Il fondo archivistico in questione è il frutto del lavoro del canonico cividalese, e per più di 30 anni anche direttore del Museo Archeologico cittadino, mons. Lorenzo D'Orlandi (1798 - 1877).
Questi, su incarico del comune, presumibilmente tra il 1844 ed il 1846 in una prima ripresa e nel 1867, in una seconda, raccolse ed inventariò circa duemila documenti (sotto forma di pergamene, fascicoli, singoli fogli sciolti, brani da registri ecc.) che all'epoca egli ritenne di significativa importanza per la storia della sua città. L'ecclesiastico esaminò tutto l'antico archivio comunale cividalese ed appuntò la sua attenzione su carte e pergamene dei secoli del Medioevo e dell'Età Moderna per un arco cronologico complessivo che va dal 1176 al 1813. Lorenzo D’Orlandi fece predisporre 28 robuste scatole di ottima qualità in cartone e legno, confezionate su misura. I contenitori, di ottima qualità e nonostante il logorio di un secolo di rimaneggiamenti e studi, sono ancora più che adeguati alle esigenze di una corretta e sicura conservazione dei documenti. In ciascuna scatola il D'Orlandi racchiuse un numero variabile di fascicoli da lui stesso preparati servendosi di ottima carta. In ogni fascicolo inserì i documenti originali sia cartacei che pergamenacei; sulla copertina d’ogni fascicolo tracciò un numero progressivo, un titolo che sostanzialmente coincide con la datazione cronica e topica ed un breve regesto. Per maggior comodo suo e dei futuri fruitori del materiale il D'Orlandi compilò due registri manoscritti, tuttora in ottime condizioni di conservazione, con l'indicazione di quanto elaborato. I due registri a volte presentano, però, forti incongruenze tra quanto su essi riportato e quella che è la situazione effettiva dei documenti.
Il D'Orlandi, colto ecclesiastico e capace funzionario pubblico, nonché uomo del suo tempo, pose l'accento sull'eccezionalità del singolo documento dando il massimo risalto alle pergamene in quanto tali. In seconda battuta privilegiò i personaggi protagonisti della storia friulana ed italiana dell'Età di mezzo e della prima Età moderna (papi, dogi, imperatori, signori, patriarchi di Aquileia, altri illustri ecclesiastici) che ebbero contatti epistolari con la città di Cividale. Nelle scelte del D'Orlandi hanno trovato posto anche i protagonisti della vita cittadina ed il funzionamento degli organi di governo comunali sia da punto di vista amministrativo che giudiziario, data l'indistricabile commistione tra i due poteri che ha caratterizzato i secoli dell'Ancien Regìme.
Il materiale è stato disposto in ordine cronologico crescente ma con alcune eccezioni. I binari entro i quali il D'Orlandi ha affrontato il suo compito sono chiaramente quelli ottocenteschi: eruditi, positivisti e peroniani (dall'archivista Luca Peroni che proprio nel secolo XIX inaugurò il metodo di riordinamento archivistico per materia causando guasti tuttora incombenti, soprattutto a Milano). Purtuttavia il D'Orlandi ha abbozzato una suddivisione, almeno rudimentale, per serie documentarie analoghe a quelle che oggi sono la prassi archivistica corrente e, fatto certamente più rimarchevole, ha saputo, pur rimestando “qua e là” dentro tutto l'archivio storico comunale, scegliere i documenti che più potevano colpire l'immaginario erudito, appunto, e quasi “ossianico” dell'epoca (vedasi su tutti la pergamena del patriarca Ulrico II di Treven del 12 febbraio 1176 o il documento, pure membranaceo, con cui l'imperatore Carlo IV di Lussemburgo il 1 agosto 1353 concede a Cividale la possibilità di fondare un università). Nel contempo, comunque, il D'Orlandi ha offerto una panoramica su documenti che all'occhio dei moderni, a più di 170 anni di distanza, possono sembrare altamente significativi per intraprendere percorsi di ricerca storica modulabili dal locale al nazionale ed internazionale e/o focalizzabili su determinate problematiche (ad esempio la storia economica o quella istituzionale) avendo come oggetto comune Cividale, il suo territorio e le relazioni che nei secoli la città ha intrecciato con altre realtà comunali o statuali (vengono alla mente le moltissime ducali dei dogi di Venezia, pergamenacee nella stragrande maggioranza dei casi). Dunque, de facto, il D'Orlandi ha ricostruito, magari inconsapevolmente e a fronte di inevitabili lacune, quella che era la cancelleria del comune di Cividale così come funzionò tra il XII ed il XVIII secolo. Del resto la cancelleria, spesso affidata a funzionari competenti e dotati di vasta cultura giuridica e di una notevole organizzazione archivistica, era un ufficio irrinunciabile per il funzionamento delle istituzioni statuali o comunali di Ancien Regìme: dalla piccola giurisdizione su un remoto villaggio alle grandi corti del papa, di Spagna, di Francia ecc. La cancelleria era l'ufficio attraverso cui l'ente si metteva in contatto con l'esterno e si manteneva funzionale al suo interno regolamentando, con la corrispondenza, i suoi organi dirigenti e le sue magistrature.